Engagement de RicePoint à l’égard de confidentialité
Chez RicePoint, nous prenons la confidentialité au sérieux. Dans la prestation de nos services à la clientèle, il nous arrive d’obtenir des renseignements personnels, y compris à votre sujet. La protection de ces renseignements et de votre vie privée est importante pour nous; c’est un aspect fondamental de nos activités quotidiennes.
Définition des renseignements personnels
Le terme « renseignements personnels » désigne toute donnée objective ou subjective sur une personne identifiable, à l’exception des coordonnées professionnelles utilisées pour communiquer avec une personne en lien avec son emploi, son entreprise ou sa profession*.
Ces renseignements peuvent nous être fournis par vous-même directement ou par un tiers que vous aurez autorisé, comme la partie défenderesse d’une action collective ou un autre intermédiaire agissant en votre nom. Ils peuvent aussi nous être communiqués si vous participez à une action collective dont le règlement est administré par RicePoint. Selon le type de service administré, nous pouvons les recueillir dans des formulaires de réclamation, auprès de parties au litige ou dans d’autres formes de communication. Entre autres renseignements personnels, on compte votre nom, vos coordonnées (adresse résidentielle, adresse de correspondance, adresse courriel), une copie d’une pièce d’identité gouvernementale avec photo (passeport, permis de conduire), votre date de naissance, votre numéro d’assurance sociale (« NAS »), vos réponses à un sondage, des données sur vos valeurs mobilières ou autres actifs et d’autres données financières.
*Les coordonnées professionnelles font aussi partie des renseignements personnels des personnes dont la résidence habituelle est l’Union européenne (« UE ») ou l’Espace économique européen (« EEE ») (les « personnes concernées ») qui sont assujettis au règlement général sur la protection des données (« RGPD »).
Notre façon de faire
RicePoint recueille, utilise et communique des renseignements personnels conformément aux contrats conclus avec les personnes qui font appel à nous pour offrir des services en leur nom. Les renseignements personnels qui nous sont fournis par votre clientèle ou vous-même servent à la prestation des divers services décrits dans ces contrats. Pour nous, cela implique de les traiter avec respect, en appliquant les précautions convenables. Chaque employé et représentant de RicePoint connaît les procédures à suivre pour protéger l’information, et doit respecter notre engagement à cet égard.
Champ d’application du Code
Le Code de confidentialité décrit notre engagement à l’égard des bonnes pratiques de gestion des renseignements personnels, ainsi que les mesures prises pour protéger ces renseignements et votre vie privée.
Aux présentes, « nous », « nos », « notre » et « RicePoint » désignent RicePoint Administration Inc. et les membres de son groupe. « Vous », « vos » et « votre » désignent les personnes dont nous recevons, utilisons ou communiquons les renseignements personnels dans l’exercice de nos activités.
RicePoint ne permet pas à des tiers de recueillir des renseignements personnels sur ses sites Web. Ces derniers peuvent cependant contenir des liens vers d’autres sites offerts et gérés exclusivement par des tiers, qui ne sont pas assujettis au Code de confidentialité. RicePoint n’est pas responsable des renseignements personnels que vous choisissez de communiquer à un tiers sur ces autres sites. Veuillez lire les politiques de confidentialité de ces sites tiers pour connaître leurs pratiques de gestion de l’information.
Les dix principes de la confidentialité
Notre Code se compose de dix grands principes :
1. Responsabilisation
Chez RicePoint, nous acceptons la responsabilité des renseignements personnels sous notre contrôle et du respect des principes énoncés aux présentes. Chaque employé est responsable des renseignements personnels qui lui sont confiés. Il est informé de l’importance de la confidentialité et reçoit une formation à jour sur les politiques et procédures en la matière.
Notre équipe de la conformité vérifie que toutes les pratiques de traitement des renseignements personnels de RicePoint respectent le Code de confidentialité.
Selon le RGPD, une organisation, comme RicePoint, peut être responsable du traitement ou sous-traitant, selon les services fournis et le type de traitement effectué. Le responsable du traitement détermine pourquoi et comment les renseignements personnels sont traités. C’est lui qui contrôle les informations. Autrement dit, il est responsable de la manière dont elles sont utilisées, stockées et supprimées. Le sous-traitant, quant à lui, traite les informations personnelles pour le compte et sous la direction du responsable du traitement. Tous deux ont des responsabilités aux termes du RGPD. Quand RicePoint est le sous-traitant, il aide ses clients responsables du traitement, dans la mesure du possible, à s’acquitter de leur obligation de répondre à vos demandes.
2. Détermination des fins : pourquoi recueillons-nous des renseignements personnels?
Nous définissons et consignons les raisons qui nous poussent à recueillir des renseignements sur vous. Nous voulons que vous compreniez ces raisons et prenons diverses mesures pour vous les communiquer, de vive voix ou par écrit, selon le service offert.
À l’occasion, certains de vos renseignements personnels peuvent aussi nous permettre d’actualiser et de rectifier des données qui vous concernent, selon vos intérêts. Nous pourrions, par exemple, vous demander de nous confirmer certains éléments de vos renseignements personnels aux fins d’identification et de sécurité lorsque vous nous demandez, par téléphone ou par écrit, un service en lien avec votre compte.
RicePoint utilisera vos renseignements uniquement aux fins auxquelles vous pourriez raisonnablement vous attendre. Les renseignements personnels dont nous avons la garde et l’usage que nous en faisons dépendent de la nature des services fournis. En aucun cas nous ne vendrons des listes ou d’autres renseignements personnels à des tiers. RicePoint a pour politique d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels seulement dans la mesure où ces données sont nécessaires ou utiles au respect de ses obligations de service envers vous et ses sociétés clientes, ou pour respecter d’autres obligations juridiques ou réglementaires.
3. Consentement
À quelques exceptions près, nous devons obtenir votre consentement pour recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels. Nous nous efforcerons de faire en sorte que vous compreniez les raisons pour lesquelles nous utilisons ces renseignements et nous utiliserons un langage clair et compréhensible lorsque nous vous demanderons votre consentement.
Le consentement peut être explicite ou implicite. Il doit aussi être valide et valable, c’est-à-dire que vous devez comprendre la nature, le but et les répercussions de la collecte, de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels à laquelle vous consentez. Il peut être fourni de vive voix, par écrit, par voie électronique ou par une personne agissant en votre nom, comme un mandataire ou un fondé de pouvoir. Le consentement explicite est généralement donné lorsque vous remplissez et signez une entente, une demande ou un formulaire de réclamation et que vous nous l’envoyez, sur papier ou par Internet. En revanche, le consentement est implicite quand nous pouvons raisonnablement le déduire des actions que vous avez prises ou non, ou bien des circonstances. Il y a consentement implicite lorsque vous choisissez de recevoir un service de RicePoint, y compris quand vous utilisez nos sites Web.
Pour déterminer la forme de consentement qui convient, RicePoint examine le type de renseignements personnels visés, la raison de leur utilisation et le mode de communication utilisé avec vous, le cas échéant. Par exemple, si nous ne communiquons pas directement avec vous, nous verrons si votre consentement peut être déduit des circonstances.
La décision de nous fournir vos renseignements personnels vous revient. À votre demande, nous vous expliquerons les choix dont vous disposez pour refuser ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels, et nous respecterons ces choix. Cela dit, le retrait de votre consentement pourrait limiter les services que nous pouvons vous offrir ou offrir en votre nom. En outre, le retrait de votre consentement peut être limité par des restrictions juridiques ou contractuelles, et soumis à un préavis raisonnable.
4. Restriction de la collecte
RicePoint ne recueille vos renseignements personnels que pour les raisons précisées et seulement en utilisant des moyens justes et légitimes.
Lorsque vous visitez nos sites Web, aucune donnée qui vous identifie personnellement n’est recueillie, sauf si vous choisissez d’en fournir. Vous pouvez parcourir ces sites en tout temps, de façon anonyme et en ne révélant aucun de vos renseignements personnels.
Pour améliorer la qualité de nos sites Web et de nos services, nous pouvons de temps à autre vous envoyer un « témoin ». Il s’agit d’un élément de texte que le site Web transmet au disque dur de votre ordinateur, sans toutefois accéder à votre ordinateur. Le témoin permet, par exemple, de déterminer si vous avez déjà visité nos sites Web. Seul le site qui a envoyé le témoin peut le lire. RicePoint n’utilise pas les témoins pour recueillir des renseignements personnels; nous les utilisons seulement pour enregistrer les préférences « pays/langue » de l’utilisateur ou pour nous « souvenir » du dispositif et du navigateur utilisés pour accéder à nos sites Web, pour éviter d’avoir à poser d’autres questions de sécurité à l’avenir.
Si vous accédez à un service en ligne offert par RicePoint, il se peut que nous utilisions « Google Analytics » pour transmettre des données sur le trafic Web à des serveurs de Google aux États-Unis d’Amérique, dans le but de mieux comprendre le trafic sur nos sites et l’usage de nos pages. Nous ne combinons pas l’information recueillie par Google Analytics à vos renseignements personnels. Google Analytics n’identifie pas les utilisateurs individuels et n’associe pas leur adresse IP à toute autre donnée détenue par Google. La capacité de Google d’utiliser et de communiquer l’information recueillie par Google Analytics est restreinte par les Conditions d’utilisation de Google Analytics et la Politique de confidentialité de Google. Vous pouvez vous soustraire à l’analyse de Google Analytics en désactivant ou en refusant le témoin, en désactivant JavaScript ou en utilisant le service d’exclusion offert par Google.
Il se peut que nous partagions l’information que recueillent les témoins et Google Analytics avec nos entités apparentées situées à l’extérieur du Canada qui nous aident à fournir nos services grâce à des solutions de stockage des données, de copies de secours, de soutien informatique, etc.
Veuillez noter que tout site Web auquel notre site peut être relié peut également utiliser ses propres témoins pour recueillir des renseignements sur vous. La plupart des navigateurs acceptent automatiquement les témoins; vous pourriez cependant configurer votre navigateur pour qu’il vous avertisse avant l’envoi d’un témoin, de sorte que vous puissiez choisir de l’accepter ou de le refuser.
À l’heure actuelle, les sites de RicePoint n’acceptent pas les demandes de ne pas suivre (« Do Not Track »).
5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
En règle générale, nous n’utilisons et ne communiquons pas vos renseignements pour d’autres raisons que celles définies, à moins que vous n’y consentiez ou que la loi ne l’exige.
Nous nous dotons de politiques à jour sur la conservation et la destruction de nos dossiers. Ces politiques encadrent l’archivage et la destruction éventuelle de dossiers pouvant comprendre des renseignements personnels.
6. Exactitude
RicePoint prend diverses mesures pour assurer l’exactitude de vos renseignements personnels. Toutefois, nous comptons aussi sur vous pour nous informer de tout changement à ces renseignements. Par exemple, si vous avez déménagé, mais n’avez pas communiqué votre nouvelle adresse (à nous ou à notre société cliente), il nous sera difficile de vous poster vos chèques de dividendes ou autres communications importantes. Nous déploierons des efforts raisonnables pour que vos renseignements demeurent exacts et à jour, selon les preuves satisfaisantes que nous recevrons de vous et dans la mesure où les nouveaux renseignements sont utiles aux fins pour lesquelles ils ont initialement été recueillis. Sous réserve des exigences en matière de sécurité, vous pouvez nous informer de tout changement à vos renseignements personnels par téléphone, télécopieur, courrier ou courriel.
7. Mesures de sécurité : protection de vos renseignements
RicePoint prend des mesures de sécurité d’ordre matériel, organisationnel et technologique pour protéger vos renseignements personnels contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés ainsi que contre la perte ou le vol.
Nos systèmes informatiques, y compris certaines sections de nos sites Web, sont protégés par un mot de passe et sont configurés pour que seules les personnes autorisées puissent accéder aux systèmes et aux bases de données sécurisés. Afin de prévenir tout accès non autorisé à vos renseignements personnels sur Internet, vous devez vous identifier par un mot de passe unique et confidentiel pour accéder à certaines sections sécurisées des sites Web. En outre, vous pourriez devoir fournir d’autres preuves d’identité avant de pouvoir accéder à certains de vos renseignements personnels. Dans la mesure du possible, les renseignements que vous nous communiquez sur le site Web de RicePoint sont chiffrés et conservés sur des serveurs sécurisés. Si vous nous envoyez des renseignements personnels par courriel, il se peut que nous les utilisions pour répondre à votre demande, mais n’oubliez pas que les courriels et autres communications en ligne ne sont pas forcément à l’abri d’interceptions. Il faut éviter d’envoyer des renseignements très confidentiels, comme votre numéro de compte bancaire, par voie électronique, à moins que votre navigateur n’indique que l’accès à nos sites est sécurisé. Nous révisons périodiquement nos politiques et procédures de sécurité, notamment sur les vérifications internes et externes, pour assurer la sécurité et la protection de nos systèmes.
RicePoint conserve les renseignements personnels dans une combinaison de dossiers papier et électroniques. Les documents papier récents sont stockés dans des dossiers conservés dans nos divers bureaux; l’accès physique aux zones où les renseignements sont regroupés, traités ou stockés est réservé aux employés autorisés. Les documents plus anciens peuvent être stockés dans des installations d’entreposage externes, qui sont gérées par des sociétés reconnues spécialisées dans ce type de services. Ces sociétés sont tenues de protéger vos renseignements personnels en se conformant à nos propres principes de confidentialité et à ceux de la loi.
Dans le cadre de nos obligations et activités courantes, vos renseignements peuvent être transmis à des sociétés de traitement ou de stockage des données ou d’autres services de soutien au Canada ou à l’étranger (ainsi qu’à nos conseillers, vérificateurs, banquiers, agents postaux et autres fournisseurs ou agents qui facilitent la prestation de nos services à votre endroit). Nous ne fournissons que les renseignements dont ils ont raisonnablement besoin pour assurer les services pour lesquels ils sont engagés et nous leur interdisons de stocker, d’analyser et d’utiliser ces renseignements à toute fin autre que la prestation de ces services. Nous demeurons responsables des renseignements personnels sous notre garde même s’ils ont été transférés aux fins de traitement ou de stockage, et nous prenons des mesures pour assurer leur confidentialité, notamment en obtenant un engagement contractuel de la part des fournisseurs de services. Si l’information que nous transmettons aux sociétés de traitement des données, aux fournisseurs de services ou à d’autres parties susmentionnées devait quitter le pays, elle pourrait être mise à la disposition d’un gouvernement étranger ou de ses agences, sous le régime des lois du pays étranger. L’équipe de la confidentialité est à votre disposition pour répondre à toute question à ce sujet.
Nos normes de sécurité rigoureuses protègent nos systèmes et vos renseignements personnels contre tout accès et utilisation non autorisés. Nous procédons régulièrement à la vérification de nos procédures et de nos mesures de sécurité pour qu’elles soient correctement appliquées et qu’elles demeurent efficaces et pertinentes.
8. Transparence : vous tenir au courant
RicePoint a élaboré le présent Code de confidentialité pour vous informer de son engagement envers la gestion et la protection de vos renseignements personnels ainsi que de sa stratégie à cet égard. Le Code est mis à votre disposition en format de papier, à l’adresse ci-dessous, et en format électronique sur Internet, à l’adresse https://www.ricepoint.com/.
Pour toute autre question ou tout commentaire sur la confidentialité, nous vous invitons à communiquer avec nous par téléphone, télécopieur, courrier ou courriel, ou sur nos sites Web. Nous vous répondrons du mieux que nous le pourrons.
9. Accès des personnes aux renseignements qui les concernent
Sur présentation d’une demande écrite et d’une preuve d’identité et d’admissibilité satisfaisante, nous vous donnerons accès aux renseignements dont nous disposons à votre sujet, dans un délai raisonnable. Nous vous expliquerons aussi ce que nous en faisons et à qui nous avons pu les communiquer. Des frais minimes pourraient s’appliquer; dans un tel cas, vous serez informé du montant au préalable, et nous attendrons votre autorisation.
Si vous trouvez des erreurs dans vos renseignements, nous vous invitons à communiquer avec nous le plus rapidement possible (par téléphone, télécopieur, courrier ou courriel, ou sur nos sites Web) et nous effectuerons immédiatement les corrections nécessaires, si nous recevons des preuves satisfaisantes.
Il peut arriver, dans certains cas, que nous vous refusions l’accès aux renseignements personnels à votre sujet qui sont sous notre garde ou notre contrôle, par exemple si ces renseignements sont protégés par le privilège avocat-client. Si l’accès à vos renseignements personnels vous est refusé, nous vous en donnerons la raison, sauf si la loi l’interdit, et vous pourrez alors contester notre décision.
10. Recours : respecter vos inquiétudes relatives à la confidentialité et y répondre
RicePoint vous invite à nous faire part de toutes vos questions et commentaires. Nous ferons enquête et répondrons à vos questions sur tout aspect de la gestion de vos renseignements personnels. Habituellement, il suffit de discuter avec nous pour dissiper toute inquiétude.
Vous pouvez nous joindre aux coordonnées suivantes.
Par la poste :
RicePoint Administration Inc.
À l’attention de : L’équipe de la confidentialité
1480, rue Richmond, bureau 204
London (Ontario) N6G 0J4
Courriel :
privacy@ricepoint.com
Indiquez votre nom, votre adresse, le mode de communication que vous préférez, la nature de votre question et les détails pertinents, y compris vos communications antérieures avec nous.
À noter
Le présent Code de confidentialité ne constitue qu’un résumé de nos politiques et pratiques à cet égard, qui aident aussi RicePoint à respecter les obligations que lui imposent les lois applicables en la matière. La loi prévoit certaines exceptions aux sujets traités dans le Code. Ces exceptions peuvent parfois influer sur nos pratiques en matière de confidentialité. Par exemple, RicePoint peut recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels :
- si la collecte de renseignements est clairement à votre avantage et que votre consentement ne peut pas être obtenu à temps;
- si les renseignements sont réputés être du « domaine public », au sens de la loi;
- si les renseignements sont transmis à des instances gouvernementales en application de lois contre le blanchiment d’argent et le financement d’activités terroristes;
- dans le cadre de déclarations fiscales aux instances pertinentes ou d’autres communications exigées par la loi.
Pour toute question précise concernant ces exceptions, n’hésitez pas à communiquer avec notre équipe de la confidentialité.
Informations complémentaires sur les personnes concernées de l’UE ou de l’EEE
En plus de ce qui précède, si vous vivez dans un pays de l’UE ou de l’EEE, vous pouvez avoir certains droits concernant vos renseignements personnels en vertu du RGPD. Ceux-ci peuvent comprendre, selon les circonstances, le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, de les corriger, de les effacer, d’en restreindre l’utilisation, de vous opposer à leur utilisation, de les obtenir dans un format électronique utilisable et de les transmettre à un tiers (aussi appelé « droit à la portabilité des données »), de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données et de retirer tout consentement que vous avez donné à l’utilisation de vos renseignements personnels. Pour en parler ou pour exercer l’un des droits dont vous disposez, vous pouvez nous joindre par courriel ou par courrier, aux coordonnées énoncées à l’article 10 ci-dessus.
Mise en garde
Les services offerts sur les sites Web de RicePoint ne sont pas des services juridiques; ils ne créent aucune relation avocat-client entre RicePoint et son client ou tout autre utilisateur. L’information contenue sur ces sites ne se veut en aucun cas un avis juridique ni ne remplace un tel avis. Le présent énoncé de confidentialité décrit uniquement les pratiques de RicePoint. Il ne décrit pas les pratiques de confidentialité d’autres parties, y compris des clients de RicePoint, qui peuvent obtenir des renseignements personnels dans le cadre des services offerts par RicePoint, et ce dernier n’affirme pas le contraire.
Conclusion
Chez RicePoint, nous avons la charge de vos renseignements personnels et nous attachons une grande importance à la confiance que vous nous accordez.
Les modifications importantes apportées à nos politiques et nos pratiques en matière de confidentialité se retrouveront dans le Code de confidentialité en temps opportun. Nous pouvons ajouter, modifier ou retirer des parties du Code lorsque nous le jugeons à propos. Chaque fois que vous visitez le site Web, vérifiez la date de la dernière révision pour savoir si quelque chose a changé depuis votre dernière visite.
Version : Mai 2023